In Zeiten, in denen die Post nicht mehr sechs Mal pro Woche zugestellt wird und wir alle uns daran gewöhnt haben, einen Großteil unserer Kommunikation digital abzuwickeln, stellt sich in nahezu jedem Fall der Beendigung von Arbeitsverhältnissen zwingend die Frage nach dem richtigen Umgang mit dem E-Mail Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters.
Für den Arbeitgeber ist es in der Regel ein zentrales Anliegen, die eingehenden E-Mails des ausgeschiedenen Mitarbeiters direkt an einen neuen Sachbearbeiter weiterzuleiten und so einen nahtlosen und nach außen relativ geräuschlosen Übergang in der Bearbeitung zu schaffen. Gleichzeitig lässt sich für den Arbeitgeber auf diese Weise sicherstellen, dass kein Auftrag/keine Information/kein Kundenkontakt „verloren“ geht.
Für Arbeitnehmer mag es durchaus – gerade bei einem Wechsel zu einem Wettbewerber – ein Anliegen sein, dass seine E-Mails nicht eingesehen bzw. direkt weitergeleitet oder bearbeitet werden.
Für den Arbeitnehmer ist dieses Anliegen zudem häufig gekoppelt mit einem Interesse an dem Schutz seiner Privatsphäre, da es jedenfalls in mittelständischen Betrieben ohne Strukturen der betrieblichen Mitbestimmung die Regel sein dürfte, dass die private Nutzung des dienstlichen Accounts erlaubt; jedenfalls stillschweigend geduldet wird. Damit finden sich auf dem dienstlichen E-Mail Account zwangsläufig dann auch private E-Mails des Arbeitnehmers und es ist jedenfalls nicht auszuschließen, dass solche dort auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiter eingehen.
Jedenfalls in der soeben beschriebenen Variante, bei der es dem Arbeitnehmer gestattet war, seinen dienstlichen Account auch für den Versand und Empfang privater E-Mails zu nutzen, kann der Arbeitgeber die Mails nach Ausscheiden des Mitarbeiters nicht wie gehabt weiternutzen. Er kann sie auch nicht an einen neuen Sachbearbeiter (ungefiltert) zur Bearbeitung weiterleiten.
Der Arbeitgeber, der die private Nutzung des dienstlichen Accounts zulässt/duldet, ist rechtlich betrachtet – jedenfalls nach Ansicht der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden – Telekommunikationsdienstanbieter und hat insoweit die Anforderungen des TMG bzw. TKG zu beachten. Nach § 88 Abs. 2 S. 1 TKG ist er damit zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet. Nach S. 2 besteht die Pflicht zur Geheimhaltung auch nach dem Ende der Tätigkeit fort, durch die sie begründet worden ist.
Die Instanz-Arbeitsgerichte sehen dies durchaus anders und stufen Arbeitgeber regelmäßig nicht als Telekommunikationsdienstanbieter ein (vgl. z.B. LAG Brandenburg, BeckRS 2011, 72743).
Bei einer Pflicht zur Beachtung des Fernmeldegeheimnisses wäre jedenfalls schon die Einsichtnahme, jedenfalls aber die Weiterleitung ein Gesetzesverstoß, denn die gesamte E-Mail Korrespondenz wäre dem Zugriff des Arbeitgebers entzogen (vgl. Wybitul, NJW 2014, 3605, 3607).
Aber auch, wenn man mit den Arbeitsgerichten die Anwendbarkeit des TKG verneint, kommt eine Weiterleitung nicht in Betracht, wenn die Einwilligung des ehemaligen Mitarbeiters und die Einwilligung des Absenders (die sich vielleicht noch unterstellen ließe), nicht vorliegen. Denn dann gelten die Vorgaben des BDSG (speziell § 32 Abs. 1 bzw. Abs. 2 BDSG) die ein umfassendes Recht auf informationelle Selbstbestimmung einräumen und für einen Eingriff eine entsprechende vorher durchzuführende Verhältnismäßigkeitsprüfung vorsehen.
Im Rahmen dieser Verhältnismäßigkeitsprüfung wird der Arbeitgebern regelmäßig zu dem Ergebnis kommen (müssen), dass eine Weiterleitung von E-Mails ausgeschiedener Mitarbeiter nicht in Betracht kommt, weil es technisch die Möglichkeit gibt, dem Absender eine automatisierte Nachricht zukommen zu lassen, aus der ersichtlich ist, dass der betroffene Mitarbeiter ausgeschieden ist und die E-Mail nochmals an den Mitarbeiter x gesendet werden soll. Dies ist stets der geringere Eingriff in das Recht auf informationelle Selbstbestimmung des ausgeschiedenen Mitarbeiters. Mithin ist dies auch die Empfehlung an Arbeitgeber zum Umgang mit dem E-Mail Account eines ausgeschiedenen Mitarbeiters (so im Ergebnis auch Müller, öAT 2019, 1, für Zeiten kurzfristiger Abwesenheiten von Mitarbeitern).
Präventiv lässt sich auch agieren. So kann im Rahmen des Arbeitsvertrags dem Arbeitnehmer die Pflicht auferlegt werden, vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses sämtliche private Kommunikation aus seinem E-Mail Account zu löschen/anderweitig zu sichern. In dem Fall ist jedenfalls der Zugriff auf die E-Mails, die vor Beendigung eingegangen sind, nach Ausscheiden des Mitarbeiters unproblematisch. Für künftig eingehende E-Mails ist das Problem damit aber nicht gelöst und es sollte auf das oben dargestellte Prozedere zurückgegriffen werden, da nicht auszuschließen ist, dass private E-Mails auf dem Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters eingehen.