Zuständigkeit der Gesellschafterversammlung
Nach § 46 Nr. 5 GmbHG ist die Gesellschafterversammlung zuständig für die Bestellung von Geschäftsführern. Als ungeschriebene Annex Kompetenz gehört dazu auch der Abschluss des Geschäftsführer Dienstvertrags.
Der Akt der Bestellung hat konstitutiven Charakter, während die anschließende Eintragung im Handelsregister nur deklaratorischen Charakter hat. Für die Abberufung verhält sich dies gleichermaßen.
Nachweis der Ladung aller Gesellschafter für die Anmeldung
Wird ein Geschäftsführer durch die Gesellschafterversammlung bestellt, ist im Zweifel gegenüber dem Registergericht im Rahmen der Anmeldung nachzuweisen, dass sämtliche Gesellschafter zu der Versammlung, in der der Beschluss gefasst worden ist, geladen worden sind.
So jedenfalls ist es einem Beschluss des Kammergerichts zu entnehmen, der sich wie folgt zusammenfassen lässt: „Nehmen an der Gesellschafterversammlung einer GmbH nicht alle Gesellschafter teil, ist gegenüber dem Registergericht darzulegen und durch Vorlage entsprechender Unterlagen nachzuweisen, dass die nichterschienenen Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sind. Die Erklärung in der Gesellschafterversammlung, dass alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden sind, reicht nicht“, KG Beschluss v. 18.2.2025 – 22 W 4/25.
Ladung durch Urkunden nachweisbar
Das KG hat zur Begründung darauf hingewiesen, dass es in die Kompetenz des Registergerichts falle und auch dessen Aufgabe sei, zu prüfen, ob ein die Eintragung rechtfertigender Gesellschafterbeschluss ordnungsgemäß zustande gekommen ist (OLG Hamm 7.9.2010 – I-15 W 253/10 Rn. 7; OLG Frankfurt a. M. 6.11.2008 – 20 W 385/08, BeckRS 2009, 6047 Rn. 15) und damit jedenfalls auch die Frage, ob ein zur Nichtigkeit führender Ladungsmangel vorliegt (KG, NZG 2025, 464 Rn. 13). In dem streitgegenständlichen Fall konnte seitens der Gesellschaft ein Ladungsnachweis nicht vorgelegt werden, was den Anforderungen des § 39 Abs. 2 GmbHG nicht genügt. Danach ist die Ladung mittels Urkunde nachzuweisen. Dort heißt es: „Der Anmeldung sind die Urkunden über die Bestellung der Geschäftsführer oder über die Beendigung der Vertretungsbefugnis in Urschrift oder öffentlich beglaubigter Abschrift beizufügen“.
Resümee
Die Entscheidung macht noch einmal deutlich, dass auch in Zeiten der Digitalisierung formale Anforderungen nicht vernachlässigt werden dürfen. Es gibt in der Beratungspraxis zunehmen den Wunsch Satzungen an der Stelle zu vereinfachen im Hinblick auf die formalen Anforderungen, bspw. indem ein Versand der Ladungen per E-Mail ermöglicht werden. Die Entscheidung liefert eine weitere Begründung dafür, an den formalen Anforderungen – so mühselig sie auch sind – festzuhalten.