Inanspruchnahme von Dienstleistern
Die Nutzung von unzähligen KI-Tools hat auch Einzug in die Kanzleien gefunden; Rechtsanwälte und Steuerberater nutzen diese und sind – bei der Weitergabe/Verarbeitung von Mandatsdaten – berufsrechtlich verpflichtet, die berufsrechtlichen Vorgaben bei der Einschaltung von Dienstleistern zu wahren.
Software Nutzung (§ 43e BRAO oder § 62a StBerG)
Bei der Nutzung von (cloudbasierter) Software kommt es – technisch gesehen – zu einem Bruch der Schweigepflicht, da der Software-Anbieter zumindest theoretisch Zugriff auf die Mandatsdaten nehmen könnte. Da insoweit regelmäßig keine gängige Ausnahme vom Bruch der Schweigepflicht (bspw. Einwilligung des Mandanten oder berechtige Interessen der Kanzlei; § 43a Abs. 2 S. 3 BRAO oder § 2 Abs. 4 BORA) vorliegt, wird in solchen Fällen auf die Erlaubnisnorm des § 43e BRAO zurückgegriffen.
Der Rechtsanwalt darf danach Dienstleistern den Zugang zu Tatsachen eröffnen, auf die sich die Verpflichtung zur Verschwiegenheit gemäß § 43a Absatz 2 Satz 1 bezieht, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Dienstleister ist eine andere Person oder Stelle, die vom Rechtsanwalt im Rahmen seiner Berufsausübung mit Dienstleistungen beauftragt wird. Die Erforderlichkeit ist bei Cloud-Software zu bejahen, führt aber zur Ausschöpfung der möglichen technischen Sicherungsmaßnahmen (wie ein etwaiges Berechtigungs- und Verschlüsselungskonzept).
Sorgfältige Auswahl
Voraussetzung ist, dass der Dienstleister sorgfältig ausgewählt wird (§ 43e Abs. 2 S. 1 BRAO; § 62a Abs. 2 S. 1 StBerg). In diesem Vertrag ist
- der Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten,
- der Dienstleister zu verpflichten, sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, und
- festzulegen, ob der Dienstleister befugt ist, weitere Personen zur Erfüllung des Vertrags heranzuziehen; für diesen Fall ist dem Dienstleister aufzuerlegen, diese Personen in Textform zur Verschwiegenheit zu verpflichten.
Der Dienstleister ist daher unabdingbar (vgl. auch § 203 Abs. 3 StGB) unter Belehrung über strafrechtliche Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Die Belehrung sollte sich am Empfängerhorizont des Dienstleisters orientieren.
Drittstaatentransfer
Sofern ein ausländischer Anbieter gewählt werden sollte, wäre noch Absatz 4 zu beachte: Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, darf der Rechtsanwalt dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen unbeschadet der übrigen Voraussetzungen dieser Vorschrift nur dann eröffnen, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, dass der Schutz der Geheimnisse dies nicht gebietet. Hier wird Ihr DSB dann ohnehin eine Risikoabschätzung für den Drittstaatenstransfer machen müssen, welcher sodann auch Grundlage der berufsrechtlichen Erlaubnis sein kann.